Оформляем использование личного автомобиля работника в служебных целях

Как оформить аренду автомобиля у своего работника: договор аренды или трудовой договор

По ГК РФ предусмотрено два вида договора аренды автомобиля:

  • аренда транспортного средства с экипажем;
  • аренда транспортного средства без экипажа.

В первом случае арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное пользование и оказывает услуги по управлению автомобилем и его технической эксплуатации. Порядок такой аренды расписан в статьях 632-641 ГК РФ.

Во втором случае, арендодатель предоставляет арендатору автомобиль за плату во временное пользование без оказания услуг по управлению и его технической эксплуатации. Порядок такого вида аренды описан в статьях 642-649 ГК РФ.

Организация вправе взять в аренду автомобиль как у юридических, так и у физических лиц, в том числе у своих работников.

Минус договора аренды:

Водитель по договору с авто обязан проходить предрейсовый контроль

Надо ли оформлять путевые листы приВ аренде автомобиля сотрудника?

Согласно статье 188 ТК РФ если работник использует свое личное имущество с согласия работодателя и в интересах организации, работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Поэтому, использование работником личного авто для поездок по делам компании можно включить в трудовой договор и там же прописать размер возмещения расходов. Можно подписать отдельное дополнительное соглашение.

Соглашение нужно составить в письменной форме, и в нем установить размеры и порядок компенсации за использование личного имущества, а также сумму расходов сотрудника на покупку ГСМ.

Что влияет на стоимость аренды

Сдавая автомобиль в прокат, важно посчитать сумму арендной платы. Она должна включать все расходы, связанные с эксплуатацией транспортного средства, и прибыль, которую желает получать его владелец. Платеж по аренде не должен быть совсем небольшим – в таком случае он не сможет покрыть все расходы. Но и нельзя, чтобы плата была очень высокой, иначе никто не захочет пользоваться услугой. Рассмотрим, что же влияет на величину арендного платежа:

  • модель и марка автомобиля – прокат машин представительского класса обойдется дороже, чем аренда моделей экономкласса;
  • состояние авто – новые транспортные средства в хорошем состоянии более востребованы, поэтому их аренда обойдется дороже;
  • расходы на обслуживание – чем меньше нужно вкладывать денег в ремонт машины, заправку, тем дешевле ее аренда;
  • рентабельность – чем больше «аппетиты» владельца транспортного средства, тем дороже аренда. Здесь главное – не переборщить.

Какие есть способы расчета аренды авто

tsena-arendy-po-soglasheniyu-storon1.jpgРассчитать стоимость сдачи автомобиля в аренду можно:

  • по соглашению сторон;
  • сопоставив средние цены на рынке;
  • затратным способом.

Обычно размер платежа устанавливается на уровне рыночной цены. Соблюдение последнего критерия жестко контролируют налоговая служба. Есть ряд критериев, по которым договорная цена признается рыночной:

  • соответствие ценам на товары или услуги, регулируемым государством или согласованным с ФАС России;
  • соответствие данным независимой оценки;
  • аренда рассчитана в соответствии с соглашением о ценообразовании, заключенным с ФАС России;
  • договор подписан по результатам биржевых торгов;
  • стоимость аренды рассчитана в соответствии с правилами определения цен для целей налогообложения.

Способ сопоставления рыночных цен применяется в следующих случаях:

  • арендодатель располагает информацией о подобных сделках, а также о цене аренды, заложенной в такие договоры;
  • юрлицо имеет данные хотя бы об одной аналогичной сделке, где экономические условия идентичные.

Следует отметить, что арендодатель, который заключает сопоставимую сделку, не должен быть монополистом на рынке. Кроме этого, в расчет берутся только данные по сделкам за близкий к дате заключения договора период. Рассчитать рыночную стоимость по сопоставимым сделкам можно, следуя такому алгоритму:

  1. Определить период, в котором будут анализироваться цены.
  2. Все цены по сопоставимым сделкам разместить по возрастанию и каждому значению присвоить порядковый номер.
  3. Рассчитать максимальное и минимальное значение стоимости проката. Для определения минимального значения необходимо количество показателей разделить на 4. Если получилось целое число, взять цену, которая соответствует этому порядковому номеру, а также следующее значение и рассчитать среднее арифметическое. Это и будет минимальная рыночная цена. Для расчета максимального значения нужно количество показателей умножить на 0,75. Затем взять цену, которая соответствует порядковому номеру, полученному в ходе умножения, а также стоимость аренды следующего номера и рассчитать их среднее арифметическое. Результат и будет максимальным значением интервала.
  4. Если цена за аренду находится в пределах этих интервалов, ее смело можно отнести к рыночной.

В основе затратного метода лежит валовая рентабельность затрат. В соответствии с общим правилом для расчета и сравнения следует брать данные минимум четырех организаций. Расчет минимального и максимального значения интервала осуществляется по аналогии с предыдущим способом. Чтобы получить валовую рентабельность затрат, нужно валовую прибыль разделить на себестоимость услуги аренды. Калькуляция аренды транспортного средства включает все расходы, которые несет владелец. Сюда входят:

  • заработная плата наемных водителей;
  • налоги;
  • страхование;
  • амортизация;
  • аренда офиса;
  • расходы на ремонт и заправку;
  • другие расходы.

Все они в совокупности и формируют себестоимость услуги.

Размер арендной платы

Размер арендной платы определяется по договоренности между арендодателями и арендатором:

  • по соглашению сторонВ — произвольно согласно статьям 421 и 424 ГК РФ;
  • основываясь на рыночных условиях по подобным видам аренды;
  • по калькуляции затрат на аренду транспортного средства, в которую включаются все расходы владельца.

Если заключен договор аренды автомобиля без экипажа арендатор может учесть расходы на ГСМ, ремонт, техосмотр и страховку.

На основании статей 644 и 646 ГК РФ в договор нужно включить пункты о том, что расходы на ремонт, техническое обслуживание, страховку «ложатся» на арендатора.

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Илья Коршунов
Наш эксперт
Написано статей
134
Добавить комментарий